Annonce – sponsoreret indhold.
Den sikreste tommelfingerregel for underholdning til sommerfest er at lægge den fast samtidig med dato og lokale, typisk tre til fire måneder før festen. Er I mange gæster, skal festen ligge på en populær fredag i juni, eller skal artisten rejse langt, bør du starte tidligere. Der findes ingen fast frist, der gælder for alle. Men underholdningen bør aldrig være det sidste, du beslutter dig for. Den er ofte det, gæsterne taler om bagefter.
Underholdning til sommerfest: derfor bliver den næsten altid bestilt for sent
Planlægningen af en sommerfest starter sjældent med underholdningen. Den starter med dato, budget og et lokale. Derefter kommer maden, drikkevarerne og invitationen. Når alt det er på plads, opdager mange, at programmet mangler et højdepunkt, og at de bedste datoer hos leverandørerne måske allerede er optaget.
Der er tre typiske grunde til, at underholdning bliver bestilt for sent:
- Ansvaret er uklart. HR tror, at festudvalget tager sig af det. Festudvalget tror, at ledelsen har en idé. Så sker der ingenting i flere uger.
- Budgettet er ikke afklaret. Uden en ramme for underholdningen kan du hverken indhente tilbud eller sammenligne dem.
- Underholdning opfattes som pynt. Det er en fejl. Programmet afgør, om aftenen får energi, eller om folk sidder i grupper og kigger på uret.
En sommerfest er en kæde af afhængige beslutninger. Lokalet afgør, hvad der er plads til. Gæsteantallet afgør, hvilke formater der fungerer. Tidspunktet afgør, hvornår et program kan køre. Derfor hører et indslag til sommerfest til blandt de ting, der skal bookes i god tid, sammen med lokale og forplejning. Når det først er på plads, kan resten af programmet bygges op omkring det.
Hvordan ser en realistisk tidslinje ud fra idé til afholdt fest?
Tidslinjen herunder er en pejlemærke-plan, ikke en facitliste. Er I en lille afdeling med fleksibel dato, kan I gøre det hurtigere. Skal hele virksomheden med, eller skal festen ligge i højsæsonen, skal I starte tidligere.
Cirka 4-5 måneder før: ramme og ansvar
Udpeg én ansvarlig, og fastlæg budgetrammen. Beslut, om festen er for medarbejdere alene eller også for partnere eller kunder. Vælg to-tre mulige datoer. Aftal, hvem der kan godkende udgifter, så tilbud ikke ligger og venter på en underskrift.
Cirka 3-4 måneder før: lokale og underholdning
Book lokale eller udendørs område, og kontakt samtidig leverandører af underholdning. Lokale og underholdning afhænger af hinanden: Nogle indslag kræver lidt gulvplads, andre kræver lyd, og udendørs skal der være en plan B ved regn. Bed om et tilbud, og spørg til tilgængelige datoer, før du låser dig fast på én.
Cirka 2 måneder før: program og invitation
Når underholdningen er bekræftet, kan du lægge det samlede program. Send invitationen ud, så kalenderne bliver reserveret. Har I medarbejdere på skiftehold, skal de kunne få fri. Det kan du læse mere om i artiklen Hvor langt i forvejen skal vagtplanen ligge klar?
Cirka 2-4 uger før: detaljer
Bekræft tidspunkter, adgang til lokalet, lyd og praktiske behov med alle leverandører. Giv gæsterne besked om evt. allergier, dresscode og transport. Sørg for, at én på dagen kender hele programmet.
Dagen før og dagen efter
Tjek vejrudsigten ved udendørs fester, og bekræft ankomsttid med underholderen. Efter festen er det værd at spørge medarbejderne, hvad der fungerede, så næste års planlægning bliver lettere.
Hvad skal du have afklaret, før du vælger et indslag?
Du kan ikke vælge det rigtige indslag, før du kender rammerne. Disse spørgsmål bør have et svar, før du kontakter leverandører:
- Antal gæster: Et format, der fungerer for en lille gruppe, kan blive uoverskueligt for en stor skare, og omvendt. Spørg leverandøren, om indslaget kan tilpasses, så både 10 og 1000 kan være med. Det gælder fx for et latterkursus, hvor antallet ifølge leverandøren ikke gør nogen forskel.
- Lokale og indretning: Hvor stor er scenen eller gulvfladen? Er der lyd? Foregår festen indendørs, udendørs, på et skib eller et andet usædvanligt sted? Spørg, om leverandøren har erfaring med den slags rammer.
- Budget: Afklar, hvad prisen omfatter: transport, forberedelse, længde og evt. ekstra tid. Spørg også til betalingsbetingelser og aflysningsvilkår. Hos nogle leverandører afregnes en aflyst aftale med en andel af prisen uanset årsag, og det skal du vide, før du siger ja.
- Stemning og formål: Skal festen give energi og fælles grin, eller skal der være plads til rolig networking? Underholdningen skal understøtte formålet, ikke konkurrere med det.
- Placering i programmet: Et kort, energigivende indslag fungerer ofte godt efter ankomst og før middagen, hvor gæsterne skal i gang med at tale sammen. Længere indslag kræver, at gæsterne er friske og opmærksomme.
- Længde: Et indslag på omkring 40 minutter, som et latterkursus typisk varer, er en god størrelse til et festprogram. Skal det fylde mere, fx til en temadag eller teambuilding, kan det planlægges som en større aktivitet.
Hvis du mangler idéer til at samle resten af programmet, kan 7 idéer til en sommerfest medarbejderne faktisk husker give inspiration til, hvordan underholdningen kan spille sammen med resten af aftenen.
Hvordan vurderer du, om et indslag passer til virksomhedens kultur og gæsteantal?
Et indslag kan være fagligt dygtigt og alligevel ramme forkert. Spørg dig selv, hvordan jeres medarbejdere normalt reagerer på fælles aktiviteter. Er de vant til at deltage aktivt, eller foretrækker de at se på? Er der stor forskel på afdelinger og aldersgrupper? Tænk også på, om ledelsen deltager. Hvis den gør, giver det ofte andre lov til at slippe hæmningerne.
Tjek især disse forhold:
- Frivillighed: Et godt indslag lader gæsterne deltage i deres eget tempo. Ingen skal udstilles eller presses op foran de andre.
- Tonen: Bliver der grint med hinanden eller af hinanden? Den forskel er afgørende for kollegial stemning. Latterkurser, som beskrives på leverandørens side, bygger netop på, at man griner med hinanden.
- Tilpasning: Kan leverandøren justere indhold, længde og niveau efter jeres gruppe? Spørg til konkrete erfaringer med lignende virksomheder og lignende gruppestørrelser.
- Fysisk krav: Hvis indslaget kræver bevægelse, skal du overveje, om alle kan være med, og om gæsterne bør have besked på forhånd.
En kort telefonsamtale med leverandøren siger ofte mere end en tekst på en hjemmeside. Hvis du får en fornemmelse af, at leverandøren lytter til jeres behov frem for at sælge en standardpakke, er det et godt tegn.
Hvordan sikrer du dig det indslag, du ønsker, i en travl sæson?
Sommeren er højsæson for fester, og de mest populære datoer, typisk fredage og dagene op til ferieperioden, bliver hurtigt optaget. Tre greb øger dine chancer:
- Vær fleksibel på dato. Hvis du kan flytte festen en dag eller to, får du langt flere valgmuligheder. Spørg leverandøren, hvilke datoer der er ledige, før du udsender invitationer.
- Forbered en ansøgning om tilbud. Skriv antal gæster, sted, tidspunkt, ønsket længde og budgetramme i den første henvendelse. Så kan leverandøren give et præcist svar med det samme. Nogle leverandører vender tilbage inden for 24 timer, men du skal selv have beslutningerne klar til at sige ja.
- Få aftalen på skrift. Dato, tidspunkt, længde, pris, betalingsform og aflysningsvilkår bør stå i en bekræftelse. Det forhindrer misforståelser, hvis planerne ændrer sig.
Har du flere forslag i spil, så sig tydeligt til leverandørerne, hvornår du forventer at beslutte dig. Det er langt bedre end at lade tilbud hænge i flere uger og risikere, at datoen bliver givet til en anden.
Hvornår skal du selv gå i gang?
Brug denne korte tjekliste som udgangspunkt:
- Udpeg en ansvarlig, og fastlæg budgettet.
- Vælg to-tre mulige datoer, og afklar antal gæster.
- Kontakt leverandører af underholdning senest samtidig med, at du booker lokale.
- Vurder, om indslaget passer til jeres kultur, gæsteantal og stemning.
- Få bekræftelsen på skrift, og lav derefter det samlede program.
Starter du tre til fire måneder før, har du som regel tid til at sammenligne, stille de rigtige spørgsmål og vælge uden at skulle gå på kompromis. Er festen tættere på, er det stadig muligt at finde noget godt, men så skal du handle hurtigt og være klar til at tage imod det, der er ledigt. Jo før du lægger underholdningen fast, jo mere ro får du til resten af planlægningen.
About the Author
